September 30, 2022

5 套網上協作系統的網站

為何要用這些協作系統?

一間公司有很多不同的部門,例如銷售、市場、人力資源、行政,還有老闆和其他利益相關者,尤其這幾年有很多遙距工作的情況,也多了公司願意實行遙距團隊的模式

他們會在全球各地作招聘,而這些人一起共同維繫以達到公司目標,只通過電郵和即時通訊系統其實不太足夠,有時也很容易迷失,導致進度和目標不能及時一致更新。

有見及此,網上產生了好幾套我們稱為 collaboration 協作的工具,有些會在溝通層面較強,有些會專攻項目管理和協作方面。

#1 Asana

Asana home page

是第一套比較出名的,我短期用過。

畫面所見,可以設定各種任務然後安排人員,然後是項目任務的完成日期和其重要程度 。

Asana List View

這個網站可供項目管理的工具,設定各任務的時限和人員的安排,例如一個活動,要安排哪些同事做計劃、設計、實行、UAT(User Acceptance Testing)、Go live各項任務,而整個流程步驟又會互相牽引,這些都屬於項目管理的範疇。

顯示的形式可以是列表式 list view;可以用 timeline 的形式,以月份來看任務的進度;還有其他顯示的方法,例如可以顯示 mood 的 board,或設計的進度。

Asana 還有其他功能

Asana Routine Work

除了項目管理,還有其他功能,例如可以自動化常規工作、向同事發出提示、協助同事之間的溝通,還可以結合坊間不同的工具。

它有幾種收費計劃,免費的 Basic,也有收費的 premium 和 business,收費按後台用戶數量計算,各計劃包括的功能也有列出。

影片解説

#2 Monday

Monday.com Home Page

網站中可以看到它的功能可以幫你管理和設計、軟件開發、市場、項目管理、CRM、任務管理、HR等,一間公司有的功能這裏都有。

你可以設立路徑圖、安排人員、監察工作進度等等。並可以用不同的顯示方式看項目或公司裏的工作進度。

Monday.com Road Map

因為有接駁 CRM 和銷售的東西,所以可以看到市場的目標,每年 ARR (Annual Recurring Revenue)目標數字,可以設定各種目標和 timeline。

Monday.com ARR Goal

這有點像上面説的 Asana,都屬於項目管理的工具。可以用表列顯示,很清晰看到項目的狀況和優先次序,其實功能都很相似,只是介面和使用方法不同,視乎哪個你用得比較舒服。

我自己沒用過 Monday 這個工具,看它的網站也有很多功能和顯示方式、有 dashboard、可連接不同工具。

收費計劃也有幾種,同樣有免費計劃和收費計劃,價錢和 asana 相若。

#3 Slack

Slack Home Page

是由即時傳訊系統起家的,是公司內部如 WhatsApp 那種即時傳訊的應用模式。

公司不會直接用 WhatsApp 溝通,因為需要有追蹤功能,所以它用這個角度切入相當成功。

Slack Flexible Communication

網站裏可以用 hashtag 建立不同的頻道跟不同的人溝通,也可以添加人員進入各頻道,在不同的模式裏可以上載圖片和檔案,並可結合其他功能和工具以加強 Slack 的功能。

它的強項是 IM,所以溝通介面和模式跟 WhatsApp 很相似,也可以上載和傳私訊。

收費方面,一樣有免費計劃和收費計劃,價錢也跟其他的工具相近。

#4 Spatialchat

Spatialchat Home Page

也是做項目管理,有營銷、市場等等,主要的概念就是現今世代很需要遙距,所以這也是它的主力。
它的介面跟 Slack 有些相似,可以直接跟同事聊天或者視訊,可以分享圖片和畫面,方便一起開會的同事。

5 個網上協作工具 - Asana / Monday / Slack / Spatial Chat / Trello

一樣也可以顯示 timeline,同事可以用不同的介面加入做簡報。

可共享畫面,所以一起做項目的同事可以看著同一畫面討論,而且設計方面的功能比較多,比較有趣的是還可以一起寫程式。

看來這個系統主要用作和同事開會。

收費方面,和上述各系統大同小異,有免費計劃和收費計劃。

#5 Trello

Trello Home Page

是一個任務管理,也可視為項目管理。

最主要的介面就如畫面中的 dashboard,可以自己設立不同的 dashboard,例如銷售不是第一次接觸就可以完結,可能有第一、二、三次的接觸不同程度,dashboard 可以根據接觸客戶的次數設立,或者按照客戶有興趣的程度設立,然後可以分派這些任務給不同的人,裏面也可以附上file。

Trello Card

這個顯示的模式就是各種 dashboard,dashboard 裏有一格格的 cards,可以自由拖曳,便可以用來設計各種活動,由設計、實施、UAT 每個階段的程度都可以記錄下來。

收費方面,同樣有免費計劃和付費計劃。

小結

這幾個協作工具或項目管理工具,有的專注項目管理的範疇,也有如 Monday 結合 CRM、銷售、市場等。所以你要知道最主要的用途是什麼,你的團隊大小。

上述幾套工具都是很有名的,其中只有一個比較新,他們的價錢也很接近,都有免費計劃,你可以先試用,看哪一個最適合你公司。

確實這個時代我們很需要遙距工具,因為很多同事要居家工作或在世界各地,要靠這些工具令大家為公司釐定清晰的目標,計劃、實施和方向都可以用這些工具協作。

About the author 

ivan so

Ivan So 擁有 18 年的經驗關於 SEO,WordPress 網站,電子商務方面,Ivan 建造了 50 個網站來測試 SEO 性能,一些網站的表現非常好,最後賣給了不同的公司。

並且處理了 400 多個 WordPress 及電子商務網站的設計和開發,香港、新加坡及馬來西亞 WordCamp 的演講者,香港 WordCamp 主要組織者,香港 WordPress 聚會聯合組織者及香港 Elementor 聚會聯合組織者。

5 本暢銷 Amazon電子書關於數碼營銷及香港 Mailchimp 唯一合作夥伴及官方認證。

還獲得了多個有關 IT 的獎項,擔任創業和商業比賽的評審,還有多個研討會,大學的演講嘉賓及超過 12,000 個 Udemy 學生。

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