5 個網上協作工具 – Asana / Monday / Slack / Spatial Chat / Trello
為何要用這些協作系統？
一間公司有很多不同的部門，例如銷售、市場、人力資源、行政，還有老闆和其他利益相關者，尤其這幾年有很多遙距工作的情況，也多了公司願意實行遙距團隊的模式
他們會在全球各地作招聘，而這些人一起共同維繫以達到公司目標，只通過電郵和即時通訊系統其實不太足夠，有時也很容易迷失，導致進度和目標不能及時一致更新。
有見及此，網上產生了好幾套我們稱為 collaboration 協作的工具，有些會在溝通層面較強，有些會專攻項目管理和協作方面。
#1 Asana
是第一套比較出名的，我短期用過。
畫面所見，可以設定各種任務然後安排人員，然後是項目任務的完成日期和其重要程度 。
這個網站可供項目管理的工具，設定各任務的時限和人員的安排，例如一個活動，要安排哪些同事做計劃、設計、實行、UAT(User Acceptance Testing)、Go live各項任務，而整個流程步驟又會互相牽引，這些都屬於項目管理的範疇。
顯示的形式可以是列表式 list view；可以用 timeline 的形式，以月份來看任務的進度；還有其他顯示的方法，例如可以顯示 mood 的 board，或設計的進度。
Asana 還有其他功能
除了項目管理，還有其他功能，例如可以自動化常規工作、向同事發出提示、協助同事之間的溝通，還可以結合坊間不同的工具。
它有幾種收費計劃，免費的 Basic，也有收費的 premium 和 business，收費按後台用戶數量計算，各計劃包括的功能也有列出。
影片解説
#2 Monday
網站中可以看到它的功能可以幫你管理和設計、軟件開發、市場、項目管理、CRM、任務管理、HR等，一間公司有的功能這裏都有。
你可以設立路徑圖、安排人員、監察工作進度等等。並可以用不同的顯示方式看項目或公司裏的工作進度。
因為有接駁 CRM 和銷售的東西，所以可以看到市場的目標，每年 ARR (Annual Recurring Revenue)目標數字，可以設定各種目標和 timeline。
這有點像上面説的 Asana，都屬於項目管理的工具。可以用表列顯示，很清晰看到項目的狀況和優先次序，其實功能都很相似，只是介面和使用方法不同，視乎哪個你用得比較舒服。
我自己沒用過 Monday 這個工具，看它的網站也有很多功能和顯示方式、有 dashboard、可連接不同工具。
收費計劃也有幾種，同樣有免費計劃和收費計劃，價錢和 asana 相若。
#3 Slack
是由即時傳訊系統起家的，是公司內部如 WhatsApp 那種即時傳訊的應用模式。
公司不會直接用 WhatsApp 溝通，因為需要有追蹤功能，所以它用這個角度切入相當成功。
網站裏可以用 hashtag 建立不同的頻道跟不同的人溝通，也可以添加人員進入各頻道，在不同的模式裏可以上載圖片和檔案，並可結合其他功能和工具以加強 Slack 的功能。
它的強項是 IM，所以溝通介面和模式跟 WhatsApp 很相似，也可以上載和傳私訊。
收費方面，一樣有免費計劃和收費計劃，價錢也跟其他的工具相近。
#4 Spatialchat
也是做項目管理，有營銷、市場等等，主要的概念就是現今世代很需要遙距，所以這也是它的主力。
它的介面跟 Slack 有些相似，可以直接跟同事聊天或者視訊，可以分享圖片和畫面，方便一起開會的同事。
一樣也可以顯示 timeline，同事可以用不同的介面加入做簡報。
可共享畫面，所以一起做項目的同事可以看著同一畫面討論，而且設計方面的功能比較多，比較有趣的是還可以一起寫程式。
看來這個系統主要用作和同事開會。
收費方面，和上述各系統大同小異，有免費計劃和收費計劃。
#5 Trello
是一個任務管理，也可視為項目管理。
最主要的介面就如畫面中的 dashboard，可以自己設立不同的 dashboard，例如銷售不是第一次接觸就可以完結，可能有第一、二、三次的接觸不同程度，dashboard 可以根據接觸客戶的次數設立，或者按照客戶有興趣的程度設立，然後可以分派這些任務給不同的人，裏面也可以附上file。
這個顯示的模式就是各種 dashboard，dashboard 裏有一格格的 cards，可以自由拖曳，便可以用來設計各種活動，由設計、實施、UAT 每個階段的程度都可以記錄下來。
收費方面，同樣有免費計劃和付費計劃。
小結
這幾個協作工具或項目管理工具，有的專注項目管理的範疇，也有如 Monday 結合 CRM、銷售、市場等。所以你要知道最主要的用途是什麼，你的團隊大小。
上述幾套工具都是很有名的，其中只有一個比較新，他們的價錢也很接近，都有免費計劃，你可以先試用，看哪一個最適合你公司。
確實這個時代我們很需要遙距工具，因為很多同事要居家工作或在世界各地，要靠這些工具令大家為公司釐定清晰的目標，計劃、實施和方向都可以用這些工具協作。
